Lutfi_FN007

Sistem Penunjang Keputusan

04.12 |

Pengertian Sistem Penunjang Keputusan

Konsep Sistem Pendukung Keputusan (SPK) / Decision Support Sistem (DSS) pertama kali diungkapkan pada awal tahun 1970-an oleh Michael S. Scott Morton dengan istilah Management Decision Sistem. Sistem tersebut adalah suatu sistem yang berbasis komputer yang ditujukan untuk membantu pengambil keputusan dengan memanfaatkan data dan model tertentu untuk memecahkan berbagai persoalan yang tidak terstruktur.Istilah SPK mengacu pada suatu sistem yang memanfaatkan dukungan komputer dalam proses pengambilan keputusan.

Beberapa Definisi Lain dari Sistem Penunjang Keputusan

1. Little (1970)

Sistem pendukung keputusan adalah sebuah himpunan/kumpulan prosedur berbasis model untuk memproses data dan pertimbangan untuk membantu manajemen dalam pembuatan keputusannya.

2. Alter (1990)

membuat definisi sistem pendukung keputusan dengan memabandingkannya dengan sebuah sistem pemrosesan data elektronik (PDE) / Electronic Data Processing tradisional dalam 5 hal :

SPK
Penggunaan :Aktif

Pengguna :Manajemen

Tujuan :Efektifitas

Time horizon :Sekarang dan masa depan

Kelebihan : Fleksibilitas

PDE
Penggunaan : Pasif

Pengguna : Operator/Pegawai

Tujuan : Efisiensi Mekanis

Time horizon :Masa Lalu

Kelebihan :Konsistensi

3. Keen (1980)

Sistem pendukung keputusan adalah sistem berbasis komputer yang dibangun lewat sebuah proses adaptif dari pembelajaran, pola-pola penggunan dan evolusi sistem.

4. Bonczek (1980)

Sistem pendukung keputusan sebagai sebuah sistem berbasis komputer yang terdiri atas komponen-komponen antara lain komponen sistem bahasa (language), komponen sistem pengetahuan (knowledge) dan komponen sistem pemrosesan masalah (problem processing) yang saling berinteraksi satu dengan yang lainnya.

5. Hick (1993)

Sistem pendukung keputusan sebagai sekumpulan tools komputer yang terintegrasi yang mengijinkan seorang decision maker untuk berinteraksi langsung dengan komputer untuk menciptakan informasi yang berguna dalam membuat keputusan semi terstruktur dan keputusan tak terstruktur yang tidak terantisipasi.

6. Man dan Watson

Sistem pendukung keputusan merupakan suatu sistem yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan melalui penggunaan data dan model-model keputusan untuk memecahkan masalah yang sifatnya semi terstruktur maupun yang tidak terstruktur.

7. Moore and Chang

Sistem pendukung keputusan dapat digambarkan sebagai sistem yang berkemampuan mendukung analisis ad hoc data, dan pemodelan keputusan, berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada saat-saat yang tidak biasa.

8. Bonczek (1980)

9. Turban & Aronson (1998)

Sistem penunjang keputusan sebagai sistem yang digunakan untuk mendukung dan membantu pihak manajemen melakukan pengambilan keputusan pada kondisi semi terstruktur dan tidak terstruktur. Pada dasarnya konsep DSS hanyalah sebatas pada kegiatan membantu para manajer melakukan penilaian serta menggantikan posisi dan peran manajer.

10. Raymond McLeod, Jr. (1998)

Sistem pendukung keputusan merupakan sebuah sistem yang menyediakan kemampuan untuk penyelesaian masalah dan komunikasi untuk permasalahan yang bersifat semi-terstruktur.

Sistem pendukung keputusan merupakan sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan dan pemanipulasian data. Sistem itudigunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi yang semiterstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, dimana tak seoranpun tahusecara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat. [2]Sistem pendukung keputusan biasanya dibangun untuk mendukung solusiatas suatu masalah atau untuk mengevaluasi suatu peluang. Sistem pendukung keputusan yang disebut aplikasi sistem pendukung keputusan yang digunakan dalam penggambilan keputusan. Aplikasi Sistem pendukung keputusan menggunakan data, memberikan antarmuka pengguna yang mudah dan dapat menggabungkan pemikiran pengambilan keputusan. Sistem pendukung keputusan tidak dimaksudkan untuk mengotomatisasikan pengambilan keputusan, tetapi memberikan perangkat interaktif yang memungkinkan pengambilan keputusan untuk melakukan berbagai analisis menggunakan model – model yang tersedia. Ditinjau dari tingkat teknologinya, Sistem pendukung keputusan dibagimenjadi 3 yaitu [KUS07]:1. SPK SpesifikSPK spesifik bertujuan membantu memecahkan suatu masalah dengan karakteristik tertentu. Misalnya, SPK penentuan harga satuan barang. 2. Pembangkit SPK Suatu software yang khusus digunakan untuk membangun dan mengembangkan SPK. Pembangkit SPK akan memudahkan perancang dalam membangun SPK spesifik.3. Perlengkapan SPK Berupa software dan hardware yang digunakan atau mendukung pembangunan SPK spesifik maupun pembangkit SPK. Keputusan yang diambil untuk menyelesaikan suatu masalah dilihat dari keterstrukturannya yang bisa dibagi menjadi [KUS07] :1. Keputusan terstruktur (Structured Decision)Keputusan terstruktur adalah keputusan yang dilakukan secara berulang –ulang dan bersifat rutin.

Prosedur pengambilan keputusan sangatlah jelas.Keputusan tersebut terutama dilakukan pada manajemen tingkat bawah.Misalnya, keputusan pemesanan barang dan keputusan penagihan hutang2. Keputusan semiterstruktur (Semistructured Decision)Keputusan semiterstruktur adalah keputusan yang memiliki dua sifat.Sebagian keputusan bisa ditangani oleh komputer dan yang lain tetap harusdilakukan oleh pengambil keputusan. Prosedur dalam pengambilankeputusan tersebut secara garis besar sudah ada, tetapi ada beberapa halyang yang masih memerlukan kebijakan dari pengambil keputusan.Biasanya, keputusan semacam ini diambil oleh manajer level menengahdalam suatu organisasi. Contoh keputusan jenis ini adalah pengevaluasiankredit,penjadwalan produksi dan pengendalian sediaan.3. Keputusan tak terstruktur (Unstructured Decision)Keputusan tak terstruktur adalah keputusan yang penanganannya rumitkarena tidak terjadi berulang – ulang atau tidak selalu terjadi. Keputusantersebut menuntuk pengalaman dan berbagai sumber yang bersifat eksternal.Keputusan tersebut umumnya terjadi pada manajemen tingkat atas.Contohnya aalah keputusan untuk pengembangan teknologi baru, keputusanuntuk bergabung dengan perusahaan lain, dan perekrutan eksekutif.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sebuah system informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. System ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. Tujuan system ERP itu untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis serta pelanggan.

Migrasi data merupakan salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari implementasi ERP. Sayangnya, migrasi data merupakan aktifitas terakhir sebelum fase produksi. Langkah strategi data yang dapat menentukan kesuksesan implementasi ERP :

Mengidentifikasi data yang akan di migrasi
Menentukan waktu dari migrasi data
Membuat template data
Menetukan alat untuk migrasi data
Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan migrasi
Menentukan pengarsipan data

Adapun kelebihan dari ERP

Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efesiensi yang tepat.
Rancangan perekayasaan
Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment
Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks.
Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan, pembelian, penerimaan inventori dan pembiayaan
Akutansi untuk keseluruhan tugas : melacak pemasukan , biaya dan keuntungan pada level inti

Sedangkan kelemahan dari ERP

Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP
System ERP sangat mahal
Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standart industry yang telah dideskripsikan oleh system ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif
ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
System dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan
Data dalam system ERP berda dalam satu tempat coontohnya pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise, menghilangkan informasi yang real-time, memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

Tahapan evolusi ERP

Tahap I : material requirement planning (MRP) merupakan cikal bakal dari ERP dengan konsep perencanaan kebutuhan material
Tahap II : close-loop MRP merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan.
Tahap III : manufacturing resource planning (MRP II) merupakan pengembangan dari close-loop MRP yng ditambahkan 3 elemen yaitu : perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan.
Tahap IV : enterprise resource planning merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah.
Tahap V : extended ERP (ERP II) merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.

Modul ERP meliputi :

Manufacturing
Supply chain management
Finances
Projects
Human resources
Customer relationship management
Data warehouse
Access control
Customization

Contoh real ERP di suatu perusahaan

Proses Implemetasi ERP

Berikut ini merupakan tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik

a) Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses bisnis sesuai tujuan perusahaan.

b) Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan

c) Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan.

d) Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.

e) Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan oleh direksi.

f) Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi proyek.

Setelah melalui proses cukup panjang -- memakan waktu hampir 1,5 tahun -- Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan. Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.

Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusi ini.

Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun.

Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002.

Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca HardayaPerkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi modul Sales Order & Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu.

PT. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.

Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :
1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards
2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)
3. Membangun infrastruktur server dan database
4. Membangun tata ruang sistem informasi
5. Menyusun dokumentasi sistem.

HASIL IMPLEMENTASI ERP
Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang diperoleh diantaranya :

Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan semen.
Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.
Meningkatkan keakuratan informasi
Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat.
Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku puas.

Elemen-elemen Sistem Penunjang Keputusan

1.DataManagement System
Segala aktivitas yang berhubungan dengan pengambilan, penyimpanan dan pengaturan data- data yang relevan dengan konteks keputusan yang akan diambil. Selain itu, komponen ini juga menyediakan berbagai fungsi keamanan, prosedur integritas data, dan administrasi data secara umum yang berkaitan dengan SPK. Berbagai tugas ini dilakukan dalam data management system beserta beberapa sub sistemnya yang diantaranya meliputi database, database management system, repository data, dan fasilitas query data.

2. Model Management System
Sistem ini menampilkan aktivitas pengambilan, penyimpanan dan pengaturan data dengan berbagai model kuantitatif, yang menyediakan kemampuan analitis untuk SPK.

3. Knowledge Base
Aktivitas yang berkaitan dengan pengenalan masalah, dan menghasilkan solusi final maupun sementara, hal‐hal yang berkaitan dengan manajemen proses pemecahan masalah merupakan inti dari komponen ini. Knowledge base merupakan “otak” dari kelima komponen SPK. Data dan model diolah untuk kemudian hasilnya menjadi bahan pertimbangan bagi user dalam mengambil keputusan.

4.User Interface
Adalah jalur penghubung antara sistem dengan user, sehingga komponen‐ komponen sistem SPK dapat diakses dan dimanipulasi dengan mudah oleh user untuk memberikan dukungan pada pengambilan keputusan. Kemudahan penggunaan dan komunikasi antar user dan SPK pada dasarnya merupakan ukuran keberhasilan penggunaan SPK itu sendiri.

5. User(s)
Desain, implementasi dan pemanfaatan SPK tidak akan efektif jika tidak disertai peran pengguna. Kemampuan, ketrampilan, motivasi, dan pengetahuan pengguna sebagai pengatur SPK, akan menentukan efektivitas dari penggunaan SPK.

Contoh dari Sistem Penunjang Keputusan

Salah satu contoh yang akan disorot dalam hal ini adalah cara pemilihan karyawan yang sesuai dengan kriteria yang ada pada suatu jabatan tertentu. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem pendukung keputusan untuk proses profile matching dan analisis gap yang dibuat berdasarkan data dan norma-norma SDM yang terdapat di
PT. X.
Proses Profile Matching dilakukan untuk menentukan rekomendasi karyawan dalam Sistem Kenaikan Jabatan dan Perencanaan Karir berdasar pada 3 aspek yaitu Kapasitas Intelektual, Sikap Kerja dan Perilaku. Hasil dari proses ini berupa ranking karyawan sebagai rekomendasi bagi pengambil keputusan untuk memilih karyawan yang cocok pada jabatan yang kosong tersebut. Software ini dibuat dengan menggunakan Microsoft Access 2000 untuk database dan Borland Delphi 5 sebagai compiller-nya.
Dari hasil implementasi sistem, disimpulkan bahwa dengan penggunaan software ini dapat membantu proses pengambilan keputusan terhadap profile matching proses kenaikan jabatan dan perencanaan karir di PT. X.

Refrensi :

materi-kulias-si.googlecode.com/files/Makalah%20SPK%20AHP.doc

http://id.shvoong.com/internet-and-technologies/commercial-companies/2223907-definisi-sistem-pendukung-keputusan-decision/#ixzz2BuQA0jQP

http://neezasty.wordpress.com/2011/09/17/enterprise-resource-planning-erp/#more-518