Fungsi Manajemen Fayol yang mana yang Diperkirakan Paling Kritis Pada Tingkat Eksekutif
Fayol beranggapan bahwa semua manajer menjalankan fungsi manajemen yang sama, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengaturan staf, pengarahan, da pengontrolan, banyak anggapan yang menyatakan bahwa perencanaan dilakukan oleh eksekutif, sedangkan fungsi yang lain dilakukan oleh manajer dibawahnya. Fungsi yang paling kritis pada tingkat eksekutif adalah Merencanakan (Planning). Henri Fayol mempercayai bahwa semua manajer melakukan fungsi manajemen yang sama, Merencanakan (Planning), Mengorganisasikan (Organizing), Menyusun Staff (Staffing), Mengarahkan (Directing), Mengendalikan (Controling). Anggapan tersebar luas adalah perncanaan ditekankan kebanyakan pada level eksekutif, sementara fungsi lain lebih kritis pada kinerja tingkat lebih rendah. Itulah alasan mengapa Robert Anthony menggunakan istilah level perencanaan strategis untuk manajer puncak.
Bank Mandiri
Bank Mandiri yang didirikan pada tanggal 2 Oktober 1998 merupakan bagian dari program restrukturisasi perbankan yang dilaksanakan oleh pemerintah Indonesia. Empat bank milik pemerintah yang bergabung menjadi bank Mandiri tersebut adalah Bank Bumi Daya, Bank Dagang Negara, Bank Ekspor Impor Indonesia dan Bank Pembangunan Indonesia.
Bank Mandiri yang didirikan pada tanggal 2 Oktober 1998 merupakan bagian dari program restrukturisasi perbankan yang dilaksanakan oleh pemerintah Indonesia. Empat bank milik pemerintah yang bergabung menjadi bank Mandiri tersebut adalah Bank Bumi Daya, Bank Dagang Negara, Bank Ekspor Impor Indonesia dan Bank Pembangunan Indonesia.
Dari penyatuan empat bank pemerintah
yang memiliki core banking system yang berbeda-beda, data center yang
berbeda-beda, serta infrastruktur baik hardware, software maupun
jaringan yang berbeda-beda maka pada awal bank Mandiri \ melakukan
evaluasi atas core banking sistem dari keempat bank legacy. Dan pada
akhirnya bank Mandiri memutuskan untuk mengembangkan SIE nya dengan cara
memodifikasi sistem core banking Bank Exim (BEST) untuk memenuhi
kebutuhan standar produk awal bank Mandiri yang kemudian disebut dengan
MASTER (Mandiri Sistem Terpadu).
Berdasar hasil evaluasi atas core
banking sistem dari keempat bank legacy tersebut sistem core banking
Bank Eximlah yang dianggap terbaik dari keempat sistem yang ada pada
keempat legacy bank dan yang paling memungkinkan untuk direkomendasikan
sebagai standar sistem paling memungkinkan untuk diimplementasikan
sesuai dengan time frame legal merger.
Sistem core banking bank Exim telah
diimplementasikan pada lebih dari 200 cabang, dan terdapat 40 karyawan
bank Exim memahami sistem tersebut dengan baik.
MASTER hanya sebuah solusi sementara
jangka pendek untuk dapat secepatnya beroperasi dalam satu platform.
MASTER tidak dapat mendukung kebutuhan bisnis dan visi bank Mandiri
untuk masa mendatang karena MASTER dibuat pada pertengahan tahun 1980an
untuk keperluan bank dengan segmen korporasi, sedangkan bank Mandiri
menyasar pada segmen yang berbeda denga bank Exim yaitu segmen ritel.
Selain itu, arsitektur sistem MASTER
dikembangkan dengan konsep branch- centric yang tidak dapat mendukung
konsep hub and spoke. Disamping itu database yang dimiliki oleh MASTER
ini cukup terbatas dan tidak dapat memenuhi kebutuhan customer view dan
segmentasi nasabah yang diperlukan.
Selanjutnya dilakukan benchmarking
aplikasi MASTER yang dilakukan di IBM Center Rochester dan diketahui
bahwa MASTER tidak dapat memenuhi kebutuhan bank Mandiri. Dari sini,
pihak manajemen bank Mandiri sepakat untuk mengganti core banking
sistemnya dengan sistem off- the-shelf from the market yang dapat
mendukung bisnis dan visi bank Mandiri, dan tidak mendesain ulang sistem
MASTER.
Setelah itu dilakukan penggantian sistem
MASTER ke system eMAS (Enterprise Mandiri Advanced System) yang project
pilotnya dilakukan dalam dua tahap. Sistem eMAS dijalankan senilai US$
173 juta selama 3 tahun yang mencakup empat inisiatif utama yaitu:
- Memperkaya dan memperbarui delivery channel.
- Membangun sistem core banking baru yang terintegrasi.
- Membangun MIS didukung teknologi Data Warehouse terkini.
- Memperkuat dan memperbarui sistem infrastruktur yang reliable.
didukung oleh anggota tim sebanyak 500
orang, 32 proyek, 18 sistem interfaces dan 128 sub modul. Pada bank
Mandiri, ada beberapa hal yang menjadi perhatian dalam pengelolaan data,
yaitu:
- Timeless: data harus tersedia pada watunya untuk mengantisipasi perubahan bisnis yang cepat.
- Usability: data harus sesuai dengan kebutuhan user.
- Completeness: data yang lengkap akan dapat memberikan gambaran bisnis yang lebih baik, sehingga pada saat pemasukan data (data entry), field-field penting telah dibuat mandatory dan default value.
- Correctness: ketepatan data untuk digunakannya parameter table untuk meminimalisir kesalahan pengetikan (typing error).
- Precision: memastikan bahwa data tetap lengkap dan sesuai (tidak ada data yang hilang atau berubah).
- Lack of abiguity: kesamaan persepsi atas data diperlukan untuk menghindari misinterpretasi.
Untuk mendukung penyediaan data dan
informasi yang lengkap, akurat, tepat waktu dan konsisten maka dibentuk
Enterprise Information Architecture yang bersifat "agile & adaptive"
dan comply dengan Basel II.
Saat ini, sebagian besar proses
pelaporan telah berjalan secara otomatis, meski terdapat beberapa yang
masih diperlukan adanya intervensi atau pengontrolan dari unit terkait
dalam hal ini eksekutif untuk dilakukan adjustment sesuai keputusan
manajemen, maupun adanya temuan audit internal dan eksternal.
Walaupun demikian, diakui pihak IT bank
Mandiri, bahwa masih terasa terdapat kekurang optimalan waktu pemrosesan
pembentukan data menjadi informasi, serta kurangnya pemahaman terhadap
kebutuhan laporan dan data yang tersedia. Untuk itu diperlukan upaya
performance tuning pada database maupun program, termasuk simplifikasi
laporan dan reengineering proses pembentukan laporan.
Pihak bank Mandiri telah melakukan
pengantisipasian external shocks dengan menggunakan Business
Intelligence (BI). Saat ini analisiss Business Intelligence sudah
digunakan oleh unit bisnis untuk pengambilan berbagai keputusan
strategis, meskipun sementara ini penggunaannya masih dalam tahap sales
dan marketing product.
Tetapi, untuk lebih mengoptimalkan
penggunaannya perlu disusun datamart (subset dari Data warehouse yang
berisi data yang lebih spesifik yang bersifat departemental) yang lebih
komprehensif dan peningkatan pemahaman, baik oleh IT maupun user, yaitu
pihak manajemen puncak yang tetkait untuk menghindari adanya kesalahan
interpretasi (mis- interpretation).
Semua sistem Informasi Eksekutif PT. Bank Mandiri dikembangkan oleh Berca Tim, dengan teknologi yang digunakan adalah :
- DB Server: Oracle DB 10g R2 di SunOS
- IBM DataStage sebagai Engine ETL
- OLAP CUBE (MOLAB): Essbase Oracle
- Front End: SAP Excelsius BO dan SAP BO Webi
Seorang eksekutif yang belum menggunakan computer dikarenakan
hanya merasa belum bias memanfaatkan sumber informasinya. Eksekutif tersebut
harus melakukan langkah untuk mengembangkan peranan computer dalam system informasinya.
Namun untuk melakukannya, eksekutif juga harus meningkatkan komponen
non-komputer. Program yang terdiri dari lima langkah untuk mencapai
pengembangan ini dijelaskan berikut ini:
1. Menyimpan inventarisasi dari transaksi informasi yang masuk. Studi Jones dan McLeod mengemukakan bahwa eksekutif biasanya menganggap sumber dan media tertentu dapat memberikan kontribusi yang lebih banyak dari apa sebenarnya ia berikan. Dengan bukti sam , sumber dan media yang lain mungkin ia remehkan. Eksekutif. Dibantu oleh sekretarisnya. Dapat memelihara catatan data yang sama seperti yang ada pada studi jones dan McLeod. Data yang dicatat tersebut dimasukan kedalam DBMS. Kemudian meraka dapat membuat laporan yang dapat digunakan untuk mejawab tujuh pertanyaan yang dikemukakan oleh jones dan McLeod bila meraka berhubungan dengan system yang dimilikinya
1. Menyimpan inventarisasi dari transaksi informasi yang masuk. Studi Jones dan McLeod mengemukakan bahwa eksekutif biasanya menganggap sumber dan media tertentu dapat memberikan kontribusi yang lebih banyak dari apa sebenarnya ia berikan. Dengan bukti sam , sumber dan media yang lain mungkin ia remehkan. Eksekutif. Dibantu oleh sekretarisnya. Dapat memelihara catatan data yang sama seperti yang ada pada studi jones dan McLeod. Data yang dicatat tersebut dimasukan kedalam DBMS. Kemudian meraka dapat membuat laporan yang dapat digunakan untuk mejawab tujuh pertanyaan yang dikemukakan oleh jones dan McLeod bila meraka berhubungan dengan system yang dimilikinya
2. Merangsang terjadi sumber yang bernilai tinggi. Dengan adanya
sumber yang bernilai tinggi, eksekutif kemudian dapat melakukan cara yang lebih
mudah untuk mengkomunikasikan sumber tersebut. CEO bank memberikan contoh yang
baik mengenai cara melakukan hal ini. Mungkin sebagian besar informasi yang
bernilai tinggi yang ia terima berasal dari komite manajemennya. Agar setiap
anggota merasa mempunyai kesempatan yang sama untuk berpartisipasi, CEO
memutuskan untuk menggunakan meja bundar untuk melakukan konferensi.
3. Mengambil manfaat
dari peluang yang ada. Ketika secuil informasi datang, eksekutif harus
menangkapnya. Wakil direktur bidang keuang menjalankan strategi ini dengan
menempatkan meja kerjanya menghadap tembok, sehingga ia membelakangi pintu
masuk. Nampaknya hal ini seperti untuk menghindari informasi, padahal
sebenarnya maksudnya kebalikannya. Seperti yang ia jelaskan, ketika seseorang
memasuki kantornya, ia tidak ingin melakukan percakapan dengan tamu tersebut
sambil melihat tumpukan kertas kerja yang belum selesai dikerjakan. Dengan
penempatan mejanya menghadap tembok. Ia dapat menghadapi tamunya dengan
konsentrasi penuh tanpa gangguan kertas kerja yang belum ia selesaikan.
4. Menyesuaikan system dengan kebutuhan perorangan. Dalam studi
jones dan Mcleod, datanya menunjukan bahwa tiap eksekutif mempunyai gaya atau
cara pengumpulan informasi yang berbeda-beda. Apa yang terbaik bagi eksekutif
adalah bila ia tidak berkerja untuk orang lain. CEO dari perusahaan pengecer
mengerjakan apa yg menjadi perkejaannya sendiri.
5. Memanfaatkan Teknologi. Minat terhadapat EIS telah
meningkat mulai akhir tahun 1980-an. Banyak perusahaan besar yang telah
mempekerjakan staf pelayanan informasi untuk mengembangkan system dalam
perusahaan itu sendiri. Sekarang ini ada lebih dari 30 perusahaan yang memasuk dan
menawarkan software EIS, hardware, dan pelayanan konsultasi. Kita akan
mengakhiri pembahasan kita kali ini dengan menampilkan pilihan dan beberapa
dasar untuk melakukan implementasi yang baik
Computer itu sendiri dapat memberikan informasi kepada eksekutif dengan
banyak cara. Namun, istilah system infromasi eksekutif (EIS) biasanya mangacu
pada penggunaan computer personal secara interaktif yang digabungkan ke
mainframe pada jaringan. komputer
personal berfungsi sebagai worlstation eksekutif dan terdiri atas database
eksekutif-nya sendiri pada hardisk. Mainframe
mereka pitulasi data dan menstransfernya kedatabase eksekutif dalam bentuk
tampil layar yang telah diformat sebelumnya untuk menampilkan layar yang
diinginkannya, eksekutif melakukan pilihan dari menu. System ini juga
memungkinkan digunakannya system electronic mail dari perusahaan tersebut dan
ia dapat mengakses data informasi eksternal. Dalam beberapa kasus anggota staf
eksekutif bias memasukan item berita yang baru dan penjelasan informasi. Eksekutif
harus memasukan perintah kedalam PC dengan menekan tombol pada keyboard atau
tombol yang ada pada unit remote control,
interface EIS dirancang sedemikian rupa sehingga hanya beberapa tombol
saja yang perlu ditekan untuk mendapakan informasi. System yang lain dirancang
dengan penggunaan mouse. Dengan memasukan perintah, eksekutif bias memanggil
tampilan layer yang disimpan pada harddisk. Tampilan tersebut memberikan
fasilitas grafik berwarna, namun tampilan tabulasi konvesional dapat diperoleh
dengan sangat mudah mungkin dengan satu tekan. Lebih dari itu, tampilan
tersebut mungkin pula disertai pula window yang berisi naratif (penjelasan)
untuk menjelaskan grafik dan data tabulasi.
